В настоящее время на большинстве предприятий по-прежнему широко распространено ведение документооборота на бумажных носителях. Но в то же время эффективные менеджеры и руководителя должны понимать, что ведение учета в электронном виде и внедрение электронного документооборота может существенно снизить затраты на создание и обработку документации, а также усилить контроль над выполнением распоряжений.
Электронный документооборот представляет собой движение документов в электронном виде в конкретной компании, а также организация работы по осуществлению этого движения. Это означает, что на предприятии, где используется электронный учет и документооборот имеется полный цикл автоматизации движения всех документов от момента создания, обработки, отправки, изменения и дополнения, до сдачи в архив и уничтожения. При грамотном исполнении электронного документооборота предполагается сильное сокращения, вплоть до нуля, использования документов на бумажных носителях.
В перечне основных преимуществ электронного документооборота можно выделить его прозрачность, так как весь контроль над созданием и исполнением документов осуществляется быстрее и проще. Вместе с тем повышается эффективность исполнения выданных работникам поручений, так как руководство может контролировать все процессы ведения учета. Так же стоит выделить тот факт, что электронный документооборот помогает повысить уровень секретности. Имеется ввиду, что к важным документам будут допущены лишь те сотрудники, которые имеют на это специальное разрешение.
К основным принципам ведения электронного учета и документооборота можно отнести:
- Регистрация документа в системе осуществляется лишь один раз, что позволяет распознать его в любом месте данной системы.
- Одновременное выполнение нескольких операций в программе. Данная опция помогает сократить время создания документа и ускорить процесс его исполнения.
- Беспрерывность существования документа. Она способствует быстрому поиску лица, которое отвечает за создание документа и выполнение поставленных в нем задач в любой момент времени существования документа.
- Существование единого реестра документов. Данный принцип полностью исключает возможность повторного создания документов.
- Четко составленная модель поиска электронных документов. Она способствует оперативному поиску документа в общей электронной базе.
- Обширная система электронной отчетности по разным видам документов, аналитика по подвидам, обеспечивает четкий контроль движения документов в общей системе. Данный принцип помогает руководству компании своевременно принимать управленческие решения и повышать эффективность работы производства.
Наша компания ООО «Гермес. Деловое решение» оказывает услуги по ведению электронного учета и документооборота в программе 1С: Бухгалтерия.
Начать взаимовыгодное сотрудничество со специалистами компании «Гермес. Деловое решение» Вы можете прямо сейчас.
